Keyro : comment j'ai transformé le pointage de TV Découverte avec une application développée avec l'IA
Un système qui montrait ses limites
TV Découverte, c’est une association qui accompagne des personnes éloignées de l’emploi pour les aider à développer leurs soft skills. Chaque jour, on accueille des bénéficiaires envoyés par l’ODAS, notre partenaire prescripteur, et on doit assurer le suivi de leur présence.
Le problème ? Tout reposait sur des fichiers Excel. Ça fonctionnait, mais ça atteignait vite ses limites. On avait d’ailleurs reçu des remontées de l’ODAS : le pointage manquait de clarté, le suivi n’était pas toujours lisible, et ils n’étaient pas pleinement satisfaits. Le hic, c’est qu’à ce moment-là, il n’existait aucune solution vraiment adaptée.
Alors j’ai décidé de prendre le problème en main.
La naissance de Keyro
Plutôt que de bricoler un énième tableur, j’ai conçu Keyro : un logiciel complet de pointage, que j’ai développé assisté par l’intelligence artificielle. L’IA m’a permis d’avancer vite, de tester mes idées et de construire un outil réellement collé à notre réalité de terrain.
Le principe est simple. Quand un bénéficiaire arrive chez nous, on lui crée une fiche distincte. Chaque fiche centralise ses informations : date de naissance, mail, téléphone, dates d’entrée et de sortie, taux d’occupation, atelier occupé, assistant social et conseiller en insertion sociale et professionnelle, et son éventuelle appartenance à un autre programme.
Mais Keyro ne s’arrête pas aux données administratives. Directement depuis la fiche, on gère les contrats, on édite les plannings, et on enregistre les certificats médicaux et les arrêts.
L'automatisation qui change tout
Le vrai gain, c’est l’automatisation. En fin de mois, chaque assistant social reçoit automatiquement un rapport détaillé des présences des bénéficiaires qu’il a placés chez nous. Fini la compilation manuelle, fini les erreurs de recopie.
Résultat : environ trois heures gagnées par semaine sur le traitement des données. Les périodes de congé sont plus claires, les rapports plus lisibles, et tout le monde y voit enfin net.
Keyro intègre aussi un système d’alertes intelligentes qui remontent directement dans l’interface :
- Les contrats qui arrivent bientôt à renouvellement
- Les remarques éventuelles à traiter
- Les périodes de vacances, clairement indiquées
- Les retards récurrents
- Les indices de baisse de présence
Ce dernier point, j’y tiens particulièrement : repérer une baisse de présence en amont permet d’ouvrir le dialogue avec le bénéficiaire concerné et de désamorcer une situation avant qu’elle ne s’aggrave. J’ai aussi intégré un système de bilan pour gérer les rendez-vous avec les assistants sociaux directement via la plateforme.
Un dashboard pour tout piloter d'un coup d'œil
Pour garder une vision d’ensemble, j’ai créé un tableau de bord. Pour le mois en cours, il affiche par exemple :
- 30 bénéficiaires actifs
- 22 bénéficiaires subventionnés
- Un ETP subventionné de 18,7, pour un minimum de 16 requis par le programme
- 3 personnes hors quota
Le dashboard intègre aussi un planning hebdomadaire, super utile lors de l’accueil de nouveaux bénéficiaires : on repère tout de suite les jours les moins chargés pour placer les arrivants dans les meilleures conditions. Le planning des vacances des bénéficiaires y est également visible.
Un outil qui a déjà fait ses preuves
Aujourd’hui, Keyro n’est plus un projet expérimental : c’est notre outil de tous les jours. Depuis sa mise en service, près de 60 bénéficiaires ont été suivis intégralement dans le système à TV Découverte — une trentaine de parcours actifs en ce moment, et autant de dossiers désormais archivés proprement, sans qu’aucune donnée ne se perde dans un vieux tableur oublié.
Chaque fiche, chaque présence, chaque rapport reste consultable et traçable. C’est exactement ce que nos partenaires attendaient : de la clarté et de la fiabilité.
Pourquoi je veux continuer à développer Keyro
Keyro n’est pas un outil pensé dans l’abstrait. Il est né d’un besoin concret, d’une frustration partagée, et de l’envie de mieux servir à la fois nos bénéficiaires et nos partenaires.
Et si je souhaite continuer à le développer, c’est pour une raison simple : il nous apporte un vrai gain de temps et une clarté au travail qui change tout au quotidien. On respire mieux, on passe moins de temps sur la paperasse et plus de temps sur ce qui compte vraiment — l’accompagnement des personnes.
D’ailleurs, Keyro a désormais son propre site : keyro.ch. L’idée, à terme, c’est de le proposer à d’autres structures d’insertion socio-professionnelle qui rencontrent les mêmes difficultés que nous. Parce que ce qui nous a fait gagner du temps et de la sérénité peut sûrement en faire gagner à d’autres.
C’est ça, au fond, qui me donne envie d’aller plus loin.